Maîtriser ses coûts d'exploitation : audit et optimisation des charges en 10 étapes

Étape 1 : Cartographier l’ensemble de vos charges

• Identifier tous les postes de dépenses :  Commencez par dresser un inventaire exhaustif de vos charges d’exploitation. Classez-les en grandes catégories : achats alimentaires, produits d’entretien et d’accueil, énergie, télécommunications, assurances, maintenance, frais de personnel et charges associées, marketing et frais généraux.
• Analyser la répartition des coûts : Calculez le poids de chaque poste dans votre structure de coûts. Cette photographie révèle les leviers d’optimisation les plus impactants. Généralement, les achats alimentaires, les charges de personnel et les énergies représentent les plus gros postes de coûts d’exploitation.
• Distinguer charges fixes et variables :  Cette distinction vous permet d’identifier les coûts incompressibles et ceux sur lesquels vous pouvez agir rapidement. Les charges variables offrent souvent plus de flexibilité d’optimisation.

Étape 2 : Analyser l’évolution historique des coûts

• Étudier les tendances sur 3 ans : Analysez l’évolution de vos charges sur les trois dernières années. Identifiez les postes en forte progression et questionnez-vous sur les causes : inflation, changement de fournisseur, évolution de l’activité ou dérive de consommation.
• Comparer avec les ratios sectoriels : Comparez vos ratios avec ceux de la profession et des standards de votre catégorie d’établissement. Un écart significatif peut révéler un potentiel d’optimisation ou, au contraire, une très bonne maîtrise justifiée.
• Identifier les saisonnalités : Certaines charges fluctuent selon les saisons : énergie, produits frais, personnel saisonnier. Cette analyse vous aide à anticiper et lisser ou provisionner vos coûts sur l’année. Découvrez comment gérer les saisons creuses.

Étape 3 : Auditer vos contrats fournisseurs

• Recenser tous vos contrats : Rassemblez l’ensemble de vos contrats : fournisseurs alimentaires, énergéticiens, assureurs, prestataires de services. Notez les dates d’échéance, conditions tarifaires et clauses de révision. Il est également possible de résilier un contrat à titre conservatoire dans le but de négocier de meilleures conditions avec le fournisseur.
• Analyser les conditions commerciales : Examinez les conditions de paiement, remises quantitatives, frais de livraison et pénalités. Ces éléments impactent directement votre trésorerie et vos coûts réels. Privilégiez d’adhérer à la centrale d’achats du Groupe Logis Hôtels, qui en tant qu’adhérent, vous permet de bénéficier de conditions avantageuses et d’une rétrocession de fin d’année calculée sur le volume d’achats réalisés.
• Évaluer la qualité de service : Le prix ne fait pas tout. Évaluez la fiabilité des livraisons, la qualité et régularité des produits, la réactivité et prise en charge du service client et la flexibilité commerciale de chaque fournisseur.

Étape 4 : Optimiser votre politique d’achats

• Négocier avec vos fournisseurs actuels : Armé de votre analyse, renégociez vos conditions commerciales. Mettez en avant votre fidélité, votre régularité de commande et de paiement,  et votre potentiel de développement. N’hésitez pas à solliciter plusieurs devis pour faire jouer la concurrence.
• Diversifier vos sources d’approvisionnement : Évitez la dépendance à un seul fournisseur par catégorie de produits. Cette diversification vous donne un pouvoir de négociation et sécurise votre approvisionnement.
• Privilégier les circuits courts : Les producteurs locaux offrent souvent des tarifs compétitifs tout en réduisant les coûts de transport et d’intermédiaires. Cette approche répond également aux attentes croissantes des clients pour une consommation responsable et locale.

Étape 5 : Maîtriser votre consommation énergétique

• Réaliser un audit énergétique : Identifiez les postes de consommation les plus énergivores : chauffage, climatisation, éclairage, eau chaude sanitaire, équipements de cuisine et des espaces bien-être. Un audit professionnel révèle souvent des gisements d’économies insoupçonnés.
• Investir dans l’efficacité énergétique : Remplacez progressivement vos équipements énergivores : éclairage LED, chaudières performantes, isolation renforcée, réducteurs de débit (mousseurs/aérateurs), calorifugeage des conduites. Ces investissements génèrent des économies durables et améliorent votre image environnementale.
• Sensibiliser vos équipes : Formez vos collaborateurs aux gestes éco-responsables : extinction des éclairages, régulation du chauffage, utilisation rationnelle de l’eau chaude. Ces actions simples réduisent significativement vos factures et sont bénéfiques pour l’environnement.

Étape 6 : Optimiser la gestion de vos stocks

• Calculer vos ratios de rotation : Mesurez la rotation de vos stocks par catégorie de produits. Un stock qui tourne lentement immobilise de la trésorerie et génère des pertes par péremption.
• Mettre en place un système de suivi : Utilisez un logiciel de gestion des stocks pour suivre en temps réel vos niveaux d’inventaire, dates de péremption et consommations moyennes. Cette visibilité améliore vos prises de décision et limite fortement les pertes.
• Adapter vos commandes à l’activité : Ajustez vos volumes de commande selon votre planning de réservations et vos prévisions d’activité. Cette anticipation réduit le gaspillage et optimise votre trésorerie.

Étape 7 : Analyser vos charges de personnel

• Calculer votre productivité : Mesurez le ratio chiffre d’affaires par collaborateur et comparez-le aux standards de votre catégorie d’établissement. Une productivité faible peut révéler un sureffectif ou un problème d’organisation.
• Optimiser vos plannings : Adaptez vos effectifs à votre charge de travail réelle. Utilisez des contrats flexibles (CDD, intérim, temps partiel, extras) pour ajuster vos équipes aux variations d’activité.
• Investir dans la formation : Des collaborateurs bien formés sont plus efficaces et commettent moins d’erreurs. Cette productivité accrue compense largement le coût de la formation.

Étape 8 : Réviser vos assurances et abonnements

• Faire jouer la concurrence : Renégociez régulièrement vos contrats d’assurance : responsabilité civile, multirisque, véhicules. Le marché évolue et de nouvelles offres peuvent s’avérer plus avantageuses.
• Auditer vos abonnements : Recensez tous vos abonnements : télécommunications, logiciels, maintenance, presse. Résiliez ceux devenus inutiles et renégociez les autres.
• Mutualiser certains services : Explorez les possibilités de mutualisation avec d’autres établissements : maintenance, formation, achats groupés. Cette approche collective réduit les coûts unitaires.

Étape 9 : Mettre en place des indicateurs de suivi

• Définir des KPI pertinents : Sélectionnez quelques indicateurs clés : ratio charges/chiffre d’affaires, ratio de marchandise consommée, consommation énergétique et de coût de linge par chambre occupée…
• Ces métriques vous alertent sur les éventuels dérapages.
• Automatiser le reporting : Utilisez votre logiciel de gestion pour générer automatiquement vos tableaux de bord. Cette automatisation vous fait gagner du temps et améliore la fiabilité de vos données.
• Fixer des objectifs d’amélioration : Définissez des objectifs chiffrés et réalistes pour chaque poste de charge. Ces cibles motivent vos équipes et structurent votre démarche d’optimisation.

Étape 10 : Planifier et suivre vos actions d’optimisation

• Prioriser vos actions : Classez vos actions d’optimisation selon leur impact financier et leur facilité de mise en œuvre. Commencez par les « quick wins » qui génèrent rapidement des économies visibles.
• Planifier la mise en œuvre : Établissez un calendrier de déploiement avec des échéances précises et des responsables identifiés. Cette organisation garantit l’efficacité de votre démarche.
• Mesurer les résultats : Suivez mensuellement l’impact de vos actions sur vos coûts d’exploitation. Cette mesure vous permet d’ajuster votre stratégie et de capitaliser sur les succès. Sollicitez une situation mensuelle de votre compte de résultat auprès de votre comptable.

L’accompagnement du groupe Logis Hôtels : la force de la mutualisation

Une centrale d’achats performante

Le groupe Logis Hôtels met à disposition de ses adhérents une centrale d’achats qui négocie pour un volume de 40 000 chambres auprès de près de 180 fournisseurs référencés. Cette puissance d’achat transforme radicalement votre pouvoir de négociation.

Des tarifs privilégiés négociés

Grâce à cette mutualisation, vous accédez à des conditions commerciales impossibles à obtenir individuellement :

• Remises quantitatives significatives
• Conditions de paiement avantageuses
• Frais de livraison optimisés
• Gammes de produits étendues

Un accompagnement personnalisé

Les experts du groupe Logis Hôtels vous accompagnent dans l’optimisation de votre politique d’achats. Ils analysent vos besoins, identifient les fournisseurs les plus adaptés et vous aident à négocier les meilleures conditions.

Une sélection rigoureuse des partenaires

Tous les fournisseurs référencés sont sélectionnés selon des critères stricts de qualité, fiabilité et compétitivité. Cette sélection vous garantit des partenaires de confiance et vous fait gagner un temps précieux.

Transformer la contrainte en opportunité

La maîtrise des coûts d’exploitation ne doit pas se limiter à une approche défensive. Elle constitue un véritable levier de développement qui améliore votre compétitivité et libère des ressources pour investir dans la qualité de service, le développement commercial et la satisfaction client.

Une démarche structurée d’optimisation des charges génère généralement des économies de 5 à 15% sur les coûts d’exploitation, soit un impact direct sur votre résultat net.

Vous souhaitez optimiser vos coûts d’exploitation et bénéficier de la force d’achat collective ? Découvrez les économies réalisables grâce à la centrale d’achats du groupe Logis Hôtels et transformez la gestion de vos charges en avantage concurrentiel.